Les solutions de Gestion Electronique des Documents offrent aujourd’hui de nombreuses possibilités pour mettre en place et faire vivre un référentiel de connaissances et faciliter le partage de ces connaissances entre les collaborateurs de l’entreprise. Dans cet article nous exposons les différentes fonctionnalités des GED pouvant être utilisées ou à paramétrées pour la gestion de connaissances dans l’entreprise. Ce qui peut faire des GED de réelles solutions KM (Knowledge Mangement)
Objectifs du KM
Le KM regroupe toutes les activités et solutions permettant l’acquisition, la modélisation et le partage de connaissances. Le terme connaissance adresse dans ce contexte, toute information (texte, image, vidéo, plans, documents…) repérée ou indexée au sein d’un système d’information structuré. Les objectifs du KM sont dans ce cadre :
- de proposer un ou plusieurs modèles pour structurer l’information. Il pourra s’agir d’arborescences ou réseaux de notions (ontologie, thesaurus, terminologie), de listes d’autorités faisant l’inventaire des notions du domaine, de réseaux de « tags »… Au sein de ces listes ou arborescences, nous retrouverons les principales notions utilisées par les acteurs du domaine, les projets ou programmes en cours, et également les équipes et acteurs intervenant sur ces projets,
- de permettre la représentation de connaissances sur des thèmes identifiés. Il s’agira généralement de structurer et remplir des fiches ou formulaires. L’utilisation systématique d’un modèle de formulaire donné pour un type de connaissance permettra l’organisation, la gestion et la restitution des connaissances,
- l’indexation des connaissances (formulaires, documents…) en utilisant les modèles ou listes établis,
- la recherche et la restitution des connaissances au sein de « vues » spécialisées par métier ou processus.
Représenter des connaissances dans une GED
Les GED offrent différents mécanismes et fonctions permettant la représentation et la structuration des connaissances d’un domaine. Ces fonctions sont à utiliser en fonction des besoins spécifiques et également en fonction de la nature des connaissances à modéliser et à partager.
Formulaires, modélisation des connaissances
Une fonction relativement centrale du KM est la constitution des connaissances. Il s’agit de pouvoir réunir à un unique endroit des informations qui constitueront une connaissance. Cette fonction est généralement assurée par la mise en place de formulaires composés de champs libres et de champs prenant leurs valeurs dans des listes contrôlées (listes d’autorités, thesaurus ou autres réseaux de tags terminologiques).
Une GED doit ainsi permettre l’élaboration de modèles de formulaire, faciliter la gestion et la modification de ces formulaires et la mise en relation de ces formulaires avec les réseaux terminologiques précédemment constitués.
Ces formulaires doivent également permettre d’attacher des ressources documentaires (documents, fichiers attachés) ou de pointer vers ces ressources.
La recherche par valeur sur les champs du formulaire doit être possible.
Plan de classement
Les fonctionnalités de classement offertes par les GED doivent pouvoir être utilisées pour organiser et structurer les formulaires et les documents attachés. Le plan de classement, généralement hiérarchique doit « donner à voir » la structure générale de la base de connaissances. Il constitue l’un des points d’accès à la connaissance.
Comme tout plan de classement, il doit être constitué avec une approche suffisamment générique pour ne pas avoir à le faire évoluer trop fréquemment. Il constitue le point de repère commun aux acteurs de la connaissance.
Catégories, liste d’autorités, tags
La mise en place de catégories transversales permettra l’indexation des connaissances. Les catégories ou listes de valeurs linguistiques (tags) constituant ces catégories peuvent évoluer en fonction des besoins. Nous y retrouverons les notions ou informations utilisées au sein des processus de l’organisation (noms des projets ou programmes, noms des produits, techniques ou processus…). Les informations modélisées ici seront essentiellement des listes « à plat », pour les réseaux hiérarchisés d’information, il faudra préférer les mécanismes de thésaurus ou ontologie si disponibles.
Thesaurus, ontologie, terminologie
Il s’agit à l’instar des catégories, d’inventaire des notions utilisées au sein du domaine de connaissance. La principale différence réside dans la structuration de ces notions. Si les catégories sont de simples listes, les thésaurus ou ontologie constituent de réelles arborescences ou réseaux de notions.
Ces arborescences ou réseaux permettent d’organiser l’information du générique au spécifique, ou sur le mode du « tout/parties ». Les principes constituant de ces réseaux varient en fonction de la nature de l’information (l’organisation d’un thésaurus reprendra certaines règles établies du métier de la documentation, l’organisation d’une ontologie ou réseau de notions pouvant être élaborée plus librement en fonction des besoins et des spécificités du domaine de connaissance).
Dans tous les cas, ces structures d’information seront utilisées pour modéliser les notions du domaine et offrir ainsi les règles d’indexation de l’information (du générique au spécifique ou de la constitution « tout/parties »).
Les moteurs de recherche exploitant ces structures pourront être en mesure de profiter du réseau de connaissances (recherche des informations indexées par les hyponymes d’un terme donné d’un thésaurus, ou extension d’une recherche à une notion « plus générique »).
Vues dynamiques
Les différents mécanismes de structuration de la connaissance (formulaires/documents indexés) prendront toute leur valeur au moment de la restitution de l’information. En effet, en fonction du besoin de l’utilisateur, des « vues dynamiques » donneront à voir les connaissances ou sélection d’informations parmi les connaissances constituées. Il s’agit dans ce cadre de pouvoir paramétrer les écrans comme de véritables tableaux de bord personnalisés. Les connaissances pourront ainsi être restituées en fonction du profil de l’utilisateur, de sa recherche, du type d’information recherchées.
Des mécanismes de « push » d’information pourront être mis en place pour restituer des connaissances « proches » ou « à propos » de l’information consultée.
L’objectif principal étant de donner à voir l’information pertinente par rapport aux besoins spécifiques de l’utilisateur.
Conclusion
Les GED offrent de nombreux outils facilitant la structuration et le partage d’informations. En adoptant une attitude structurante, ces solutions constituent de réelles solutions de KM. De plus les mécanismes de partage d’information (travail collaboratif, diffusion de l’information par flux RSS ou autres systèmes d’abonnement…) constituent des évolutions importantes pour la dynamisation de la connaissance. L’information capitalisée peut ainsi être facilement complétée, réindexée et restituées dans de nouveaux contextes. Le capital savoir de l’entreprise prend ainsi toute sa valeur.
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