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Le disque réseau partagé représente pour de nombreuses entreprises, l’unique moyen disponible pour stocker, organiser et partager des fichiers.

La logique « disque dur » : facile à utiliser

• Les disques partagés constituent le prolongement naturel du poste de travail. Un disque partagé est disponible comme tout espace de stockage local. Depuis toutes les applications utilisées, il est possible d’ouvrir et d’enregistrer facilement des fichiers,
• C’est un moyen pratique et flexible pour organiser son information. Les répertoires et sous-répertoires peuvent être nommés et structurés pour répondre à des besoins spécifiques,
• Les droits sont gérés sur les répertoires et sous répertoires, il est ainsi possible de mettre en place une politique d’accès.

Pourquoi préférer une GED à un disque dur ?

• Multiplicité des plans de classement
  • Une structure arborescente basée sur l’utilisation de répertoires et sous-répertoires ne permet pas de proposer plusieurs « vues » aux utilisateurs. Ces derniers doivent impérativement utiliser la structure proposée,
  • Il est donc fréquent que des arborescences soient dupliquées et revues par des groupes d’utilisateurs afin de mieux correspondre à leurs besoins.
  • L’information est ainsi fréquemment dupliquée.
  • Parfois, les utilisateurs mettent en place une couche complémentaire au stockage sur disque : pages HTML ou micro sites HTML permettant de pointer vers les répertoires ou documents avec une « autre » organisation. Le maintien de ce type de structure est généralement chronophage. Et souvent, les structures HTML ne sont plus à jour avec les structures stockées sur les disques partagés.
• Indexation / moteur de recherche
  • Par défaut, un disque partagé n’offre pas d’outils adaptés pour la recherche.
  • Les utilisateurs utilisent alors fréquemment les outils disponibles sur leur station. Ces outils ne permettent généralement pas la création et le maintien d’index, accélérant les recherches. Chaque recherche sollicite le disque partagé et peut prendre plusieurs minutes (et mêmes plusieurs heures).
  • Si des outils d’indexation plus élaborés sont disponibles sur les postes des utilisateurs (Google, Copernic, Exalead, Microsoft…), ces processus restent consommateurs de bande passante et de ressource sur le disque partagé (temps CPU nécessaire pour les ré-indexation). Plus le nombre d’utilisateurs est important, plus un système d’indexation centralisé permettra d’optimiser les ressources partagés.
• Accès concurrents
  • Un disque partagé ne permet pas de gérer efficacement les accès concurrents sur un même fichier,
  • Ainsi, suivant vos pratiques ou les pratiques de vos collaborateurs, vous pouvez facilement perdre des données :
    • Un collaborateur repositionne une version mise à jour d’un fichier en écrasant votre version « plus récente »,
    • Vous ne pouvez pas accéder à un fichier car l’un de vos collaborateurs l’a ouvert directement à partir du disque partagé. Et vous ne pourrez reprendre la main sur le fichier qu’une fois refermé.
• Rigidité, fortes interdépendances
  • Enfin, les références ou raccourcis créés depuis des systèmes tiers vers les fichiers du disque partagé peuvent être difficiles à maintenir dans le temps,
  • En effet, il n’existe pas de notion de « permalink », assurant l’identification d’un fichier par un nom unique quelque soit l’endroit où il sera stocké. Tout déplacement ou re-nommage de ressources peut donc engendrer des « liens morts ».
  • De même, vous n’aurez aucune garantie qu’un lien pointe réellement vers la dernière version de votre fichier, si cette dernière version a été effectuée à une autre emplacement ou sous un autre nom.

Comment passer d’un disque partagé à une GED ?

Si la GED apporte de nombreuses réponses fonctionnelles, le passage d’un disque partagé à une GED demande néanmoins une étude préalable afin d’assurer la conduite du changement et la bonne adéquation de l’outil aux besoins des utilisateurs :

• Le disque partagé, facilitant l’accès aux fichiers, est très apprécié par les utilisateurs. Ces derniers souhaiteront certainement conserver ce type d’accès,
• En fonction des GED, différents mécanismes sont disponibles :
  • Clients windows/unix permettant de « simuler » un accès à la GED sous la forme d’une arborescence de fichiers. Ces clients permettent toutes les fonctions disponibles sur un disque partagé (copier/coller, déplacement, renommer un fichier…). Certains clients permettent en complément d’éditer les métadonnées relatives au document. Ces clients nécessitent généralement l’installation d’un logiciel sur le poste client de l’utilisateur (cette installation peu constituer un frein éventuel au déploiement et à la maintenance de ce type d’accès),
  • Interfaces standardisées de type WebDAV ou CIFS. Certaines GED offrent des interfaces standardisées permettant de simuler un accès disque distant. Ces interfaces ne permettent généralement pas d’adresser les spécifiques de la GED (accès aux métadonnées décrivant le document). Par contre, ces interfaces peuvent assurer les accès concurrents au fichier (check-in/check-out).:
    • L’interface WebDAV, nécessite des logiciels clients compatibles (La plupart des logiciels proposent aujourd’hui cette compatibilité, dont la suite MS Office). Ce type d’accès est généralement disponible en contexte Windows, Unix et Mac.
    • L’interface CIFS, ne nécessite aucune installation sur le poste client ni logiciel compatible, par contre cette interface est réservée aux clients MS Windows et systèmes de fichiers compatibles.
• Enfin, l’accès « type disque partagé » ne doit pas être considéré comme l’accès unique aux documents de la GED, mais comme un complément permettant de faciliter le déversement et la mise à jour des fichiers.

Conclusion

Toute migration technologique ne se fait pas sans impacter les pratiques en place. Il est fréquent de constater que la mise en place d’une GED a été un échec car les nouveaux modes d’accès aux documents ont été complexifiés. Malgré les nombreuses fonctionnalités apportées par la GED, les utilisateurs, par facilité, ont conservé leurs anciens outils ou ont mis en place des solutions parallèles.

C’est pourquoi les pratiques basées sur les disques partagées, aussi simples puissent-elles paraître, méritent d’être prises en considération lors de l’implantation d’une nouvelle solution.