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Introduction

Ces cinq dernières années, les problématiques et usages liés à la gestion des contenus et documents se sont stabilisés. Les différentes solutions de GED, CMS, de travail collaboratif ou moteur de recherche,… permettent aujourd’hui de déployer les outils et moyens nécessaires à l’entreprise afin de mieux gérer ses documents numériques et la masse d’information associée.
Cette maturité toute relative du monde de l’ECM s’inscrit elle aussi dans un contexte plus général d’urbanisation des services informatiques. Ainsi, se pose une nouvelle question : comment positionner « les services GED » par rapport aux autres services informatiques ? Quelles solutions, quels protocoles et quelles attitudes adopter sur l’urbanisation afin de maîtriser le déploiement et l’évolutivité de ces solutions tout en optimisant leur amortissement ?
Dans cet article, nous reprenons les principaux points à identifier lorsque se pose la question d’un service GED unifié pour l’entreprise. D’autres articles à paraître reviendront sur certains aspects de cette problématique (couplage GED/Moteur de recherche ; couplage GED/Annuaire ; la GED comme référentiel de ressources pour votre intranet ; GED et archivage ; Bien utiliser les interfaces (IHM) de votre GED ; BPM, Workflow et processus documentaires ; …).

La GED comme service unifié au sein du SI

Les entreprises et organisations ont unifié leurs sites intranets, mis en place des solutions de gestion de contenus Web (CMS) ou ont déployé des outils de GED ou autres bases documentaires…
De leur coté, les éditeurs logiciels ont étendu l’adressage fonctionnel de leurs solutions afin d’être en capacité de répondre à la problématique générale de « référentiel de ressources numériques ». Ainsi la « fonction GED » se retrouve intégrée dans les solutions du marché sous différentes formes : module GED ou « Resources Library » complémentaire au CMS, Intranet ou encore ERP.
Les logiciels de GED ont également étendu leur spectre fonctionnel afin de permettre la mise en place de fonctions de publication Web (intranet et Internet), de collaboration ou autres fonctions métiers (configuration produit, gestion de documentation structurée, médiathèque…).
Dès que le Système d’Information d’une organisation est constitué de plusieurs services « de gestion de contenus », il devient vite critique d’unifier « la fonction GED » afin de répondre au besoin de « référencement et d’unicité des ressources numériques » et rationaliser ainsi l’investissement « GED ».
Deux grandes orientations sont alors envisageables :

• Migrer les solutions existantes vers une unique solution couvrant les fonctionnalités attendues,
• Mettre en place une architecture permettant d’urbaniser et d’intégrer ces différents services.

Nous développons dans cet article la seconde alternative. Nous considérons en effet le cas où le nombre et les caractéristiques des applications existantes rendent difficile une refonte totale du SI en ce qui concerne les applications de gestion de contenus. Une architecture modulaire « par service » restera plus évolutive (grands principes des orientations EAI).

Maîtriser le périmètre fonctionnel de la GED

Il faut préalablement définir les fonctionnalités de la GED à « unifier ». En effet, les éditeurs étendent en permanence la couverture fonctionnelle de leurs produits, il faut donc savoir arbitrer sur les fonctions à conserver pour chaque solution.
Ainsi faut-il plutôt conserver la fonction « portail » d’un outil de GED ou est-il préférable de coupler la GED au moteur de portails déjà déployé ? De même, faut-il utiliser le moteur d’indexation intégré à la solution intranet, utiliser celui de la GED ou  déployer une solution tierce complémentaire remplaçant les deux premières ? Ou encore, faut-il préférer les fonctionnalités collaboratives de la GED par rapport au CMS ?
Penser l’urbanisation des services de gestion de contenus et documents nécessite d’effectuer ces arbitrages.
Si de grands principes d’urbanisation peuvent être exprimés (section suivante), ces choix restent néanmoins dépendants de l’historique du Système d’Information, de la génération des solutions utilisées pour chaque service, de leurs capacités à évoluer, des roadmaps éditeurs, des usages, du niveau de déploiement de l’annuaire d’entreprise et bien évidemment du budget…

Quelques principes pour une démarche d’urbanisation GED

Avant toute chose, il est nécessaire :

• De faire l’inventaire des services attendus par les utilisateurs, d’apprécier leurs spécificités mais surtout leurs criticités par rapport aux activités de l’organisation. L’arbitrage final sera toujours guidé par les objectifs fonctionnels à atteindre et le retour sur investissement associé. Il faut donc pondérer chaque service identifié par rapport à sa criticité et au ROI estimé,
• De définir un périmètre fonctionnel « concentrique » pour chaque grand service. Dans ce cadre, il faut revenir aux fondamentaux :
  • Quelles sont les principales fonctions attendues d’une GED et leurs interdépendances?
  • Il est a minima nécessaire  d’assurer le référencement des ressources documentaires, leur classement, leur sécurisation,
  • Dans un second temps (de façon concentrique) viennent les fonctionnalités liées à la description (métadonnées), l’indexation, les états et statuts documentaires, la gestion des versions,
  • Puis les principes de gestion documentaire : réserver/libérer un document, valider…
  • Les fonctionnalités « périphériques », les plus distantes du cœur fonctionnel pourraient éventuellement être reportées sur des services externes : workflows, publication web, collaboration…
• Une fois les périmètres fonctionnels établis, il s’agit de définir les flux de données/documents nécessaires :
  • Quels sont les services exposés : créer un nouveau document, récupérer un document, mettre à jour, liste de documents pour lequel un utilisateur donné possède des droits de lecture, liste des documents à valider…,
  • Quels sont les services requis pour l’interopérabilité : annuaire d’identités et de groupes communs entre les services,  connecteur pour un moteur de recherche externe,…

Le niveau de couverture du service GED unifié dépend des fonctionnalités attendues par les autres services et des capacités de la (ou des) solution(s) identifiée(s).
Dans ce cadre, les fonctions GED retenues peuvent éventuellement être simplifiées (exemple : stockage, classement, sécurisation, métadonnées), les fonctions étendues seront portées par des services spécifiques a priori plus performants sur leur domaine.
Par opposition, le niveau d’utilisation de la GED peut rester très avancé. Dans ce cadre, le niveau de compatibilité du produit identifié avec les besoins de l’entreprise en termes d’urbanisation devra être très important. L’outil de GED devient dans ce cas central dans l’architecture du SI.

Considérations techniques

Si l’urbanisation des services GED suit les grands principes d’intégration des applications d’entreprise, il y a néanmoins quelques spécificités techniques liées à la nature des informations échangées, nous en citons deux :

• Unifier les référentiels d’identités et de groupes
  • Point essentiel de toute intégration d’applications mais nécessaire lorsque l’on aborde le domaine des contenus d’entreprise,
  • En effet, il s’agit de permettre une continuité entre les applications (accéder aux documents depuis l’intranet ou depuis le portail de recherche) afin de respecter les différents périmètres de confidentialité propres aux documents et informations produites par les collaborateurs,
  • Ainsi la diffusion d’un document sera restreinte à une certaine population tant qu’il appartiendra à une application métier spécifique et il pourra être diffusé plus largement lorsque publié sur l’intranet,
  • Les différents services doivent pouvoir accéder à un annuaire d’identités unique ainsi qu’aux définitions de groupes d’utilisateurs applicables.
• Utiliser des standards EAI spécifiques à la GED: CMIS
  • Les éditeurs de solutions de gestion de contenus s’accordent actuellement sur la définition d’un nouveau standard : CMIS (Content Management Interoperability Services),
  • Ce standard doit permettre de faciliter l’interopérabilité entre les applications ayant à échanger des contenus ou documents ou effectuer des traitements sur ces informations,
  • Au moment de la rédaction de cet article, CMIS vient d’être approuvé par OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) mais reste à un stade très générique de sa définition,
  • Les premières mises en œuvre au sein des plateformes ECM restent relativement basiques, certains services ne sont pas encore implémentés (ex : unification des mécanismes de propagation des droits).
  • A ce stade, il s’agit donc d’en rester aux principes et protocoles génériques d’intégration d’applications. L’intégration future de CMIS dans le contexte d’une architecture modulaire sera facilitée.

Conclusion

Le positionnement des fonctions GED comme service unifié au sein du Système d’Information de l’entreprise est une orientation forte, justifiée par la maturité des solutions ECM et le contexte général « d’intégration d’applications ».
Comme nous l’avons abordé, il n’y a pas de solution unique et standardisée pour l’urbanisation des fonctions GED, il y a néanmoins des principes forts qui peuvent guider la démarche d’intégration pour assurer l’interopérabilité des systèmes.
Une étude préalable des existants techniques et de l’expression des besoins est nécessaire afin d’établir l’urbanisation d’un SI pour ses fonctions d’ECM.
Enfin, l’aboutissement de standards comme CMIS devrait faciliter la démarche d’urbanisation.

Acronymes

CMIS: Content Management Interoperability Services
CMS : Content Management System (souvent utilisé pour « WCMS » ou gestion des contenus Web)
EAI : Intégration d’applications d’entreprise
ECM : Enterprise Content Management
ERP : Progiciel de gestion intégré
GED : Gestion électroniques des documents
OASIS: Organization for the Advancement of Structured Information Standards
SI : Système d’Information

Sollan était présent au salon Documation les 24 et 25 mars 2009. Nous tenons à remercier les nombreuses personnes qui sont venues nous rencontrer sur notre stand ainsi que lors de nos 2 ateliers exposants “La GED : 3 secrets pour réussir” et “Video Content Management : Retours d’expériences“.

Nous vous proposons de retrouver le contenu de ces présentations :

dans le cadre de la 10ème édition des trophées décernés par les rédacteurs du prestigieux site “Intelligent Enterprise”, Nuxeo est identifiée comme l’une des 36 “entreprises à suivre “dans le monde.

Alfresco Software, Inc. présente aujourd’hui Alfresco Web Studio, outil de conception graphique permettant de créer, par simple glisserdéposer,des sites web avec la plate-forme Alfresco Surf. Grâce à Alfresco Web Studio,les professionnels élaborent en un clin d’oeil des sites web sur mesure en mettant àprofit les atouts de l’environnement d’exécution et du référentiel Alfresco Web ContentManagement (WCM).

Proposé avec la nouvelle version Alfresco Labs 3d, Alfresco Web Studio peut être
téléchargé à l’adresse http://wiki.alfresco.com/wiki/Download_Labs

Outil d’édition graphique, Alfresco Web Studio met la création de sites et de pages webà la portée d’un plus grand nombre de collaborateurs. À partir d’une bibliothèque de composants web Alfresco, ceux-ci ont tout loisir d’assembler leur univers web, en définissant les pages, la structure de navigation, les modèles et la présentation de leur site en un clin d’oeil. En effet, les composant s’insèrent sur les pages web d’un simple glisser-déposer. Avantage de cette approche : les professionnels peuvent développer très rapidement des sites web en collaboration avec leurs collègues tandis que le contenu est géré au sein d’un référentiel d’entreprise performant, avec édition, validations et déploiement sécurisés et traçabilité des contenus créés et modifiés. La solution Alfresco WCM se compose désormais des trois modules suivants :

• Alfresco WCM, application de création de contenu et référentiel de classe entreprise ;
• Alfresco Surf, plate-forme de création de sites et d’applications web réservée aux développeurs ;
• Alfresco Web Studio, outil de conception graphique et d’assemblage de sites pour tous les utilisateurs en entreprise.

En plus de simplifier et d’accélérer les phases de développement et de déploiement,Alfresco Web Studio propose les avantages & fonctionnalités suivants:

• Maîtrise des projets et autonomie – Les professionnels sont libres pour tester, expérimenter et déployer leurs projets, en évitant les goulets d’étranglement techniques.
• Référentiel de contenus à l’échelle de l’entreprise - Une solide architecture back-end permet d’éviter les problèmes de montée en capacité, de croissance, gestion et conformité, à mesure de l’enrichissement des sites.
• Composants web configurables – Ces composants configurables pré-intégrés se prêtent à la construction de sites web (composants html, images, listes et navigation). L’architecture de gadgets libre, permet l’exploitation et le stockage d’autres composants Open Source et d’autres standards libres. Tous les gadgets Google sont ainsi exploitables sous cette forme.
• Conception et gestion collaboratives de sites – Ce système permet de créer plusieurs pages et sites avec une multiplicité d’intervenants, optimisant les possibilités de réutilisation de contenus et de collaboration.

« Alfresco a toujours jugé utile de fournir une solution combinant système de production de contenus (CPS) et système de gestion de présentations (PMS). Au départ, nous nous sommes focalisés sur la mise en oeuvre de la fonction CPS et à présent, avec le lancement de Web Studio, nous voilà en mesure de doter la plate-forme Alfresco WCM d’une fonctionnalité PMS », précise John Newton, CTO d’Alfresco Software. « Alfresco Web Studio met l’éventail complet des outils Alfresco de collaboration ainsi que de gestion de documents et de contenus web à la portée de tous les utilisateurs. Il se prête également à l’exploitation d’autres composants Open Source et à base de standards libres, comme les gadgets
Google ».

le système ECM Open Source d’Alfresco est aujourd’hui massivement adopté à l’échelon mondial. Déjà téléchargé à plus d’un million et demi d’exemplaires, Alfresco Labs est destiné à être le « Laboratoire de recherche communautaire », permettant aux développeurs d’accéder à une structure neutre, dotée de fonctionnalités utiles et en adéquation avec les évolutions technologiques du marché. L’éditeur compte parmi ses clients plus de 700 grandes entreprises, dont la Bourse de New York, le Los Angeles Times, Sony Pictures, Activision, FedEx, KLM, l’Armée de l’Air, le Ministère de la Justice, Plastic Omnium ou encore Airbus.

Alfresco Web Studio, disponible avec la nouvelle version Alfresco Labs 3d, peut être téléchargé à l’adresse http://wiki.alfresco.com/wiki/Installing_Labs_3

Nous vous proposons de retrouver le contenu de la présentation réalisée lors du salon I-Expo 2008.

Celle-ci était consacrée à la relation d’un intégrateur avec un éditeur Open Source.

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Plus d’infos sur le site I-Expo:
http://www.i-expo.net/conf_affichprog.php?id=76

Alfresco Software annonce le lancement de la nouvelle version 2.2 d’Alfresco Entreprise, conçue pour optimiser le développement de fonctionnalités Web 2.0 et le déploiement de sites communautaires. Ses nouvelles fonctionnalités permettent la création, le déploiement et la mise à jour de sites Web 2.0 évolutifs, à partir de n’importe quel langage applicatif web.Avec cette nouvelle version, les entreprises peuvent faire évoluer leurs sites web marketing traditionnels vers des sites interactifs, créant des communautés autour de leurs produits ou de leurs services.

Electronic Arts, Activision et Sony Pictures Imageworks Interactive viennent d’ores et déjà de signer avec Alfresco pour créer sur leurs sites web des espaces interactifs avec leurs visiteurs et des communautés autour de leurs produits. Ces nouveaux mini sites produits à orientation communautaire se doivent d’être extrêmement évolutifs, d’intégrer des contenus multimédias collaboratifs et de se prêter à la mise à jour rapide de contenus, en assurant une qualité d’information optimale : des fonctionnalités rendues possibles par Alfresco Entreprise 2.2.

Parmi les nouvelles fonctionnalités d’Alfresco Entreprise 2.2 :

• Configuration du déploiement de Web Farm : gestion de règles de déploiement évoluées pour les architectures applicatives Web 2.0 évolutives à trois niveaux.

• Prévisualisation et test des applications Web : visualisation en contexte des modifications apportées à une application Web, utilisant les technologies PHP, Ruby, Groovy, STRUTS, JSF, TILES et .NET.

• Modélisation de site et ramification : création de nouveaux sites à partir de modèles existants et mise en œuvre des principales actualisations par ramification du site existant.

• Réutilisation des contenus : mise à jour et partage du contenu entre plusieurs projets Web.

Alfresco Entreprise est la version certifiée d’Alfresco, parfaitement adaptée pour être utilisée dans des environnements de production au sein de grands comptes privés et publics, à la recherche d’une application stable et bénéficiant de services de support professionnel. Alfresco s’engage en effet contractuellement sur des niveaux de service précis (SLA), de manière à répondre aux exigences de ce type d’entreprises ou d’organisations.

De plus amples informations sur Alfresco Enterprise 2.2 sur : http://www.alfresco.com/products/docs/releases/2.2/

Une version d’évaluation d’Alfresco Enterprise 2.2 sur: http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/