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Le disque réseau partagé représente pour de nombreuses entreprises, l’unique moyen disponible pour stocker, organiser et partager des fichiers.

La logique « disque dur » : facile à utiliser

• Les disques partagés constituent le prolongement naturel du poste de travail. Un disque partagé est disponible comme tout espace de stockage local. Depuis toutes les applications utilisées, il est possible d’ouvrir et d’enregistrer facilement des fichiers,
• C’est un moyen pratique et flexible pour organiser son information. Les répertoires et sous-répertoires peuvent être nommés et structurés pour répondre à des besoins spécifiques,
• Les droits sont gérés sur les répertoires et sous répertoires, il est ainsi possible de mettre en place une politique d’accès.

Pourquoi préférer une GED à un disque dur ?

• Multiplicité des plans de classement
  • Une structure arborescente basée sur l’utilisation de répertoires et sous-répertoires ne permet pas de proposer plusieurs « vues » aux utilisateurs. Ces derniers doivent impérativement utiliser la structure proposée,
  • Il est donc fréquent que des arborescences soient dupliquées et revues par des groupes d’utilisateurs afin de mieux correspondre à leurs besoins.
  • L’information est ainsi fréquemment dupliquée.
  • Parfois, les utilisateurs mettent en place une couche complémentaire au stockage sur disque : pages HTML ou micro sites HTML permettant de pointer vers les répertoires ou documents avec une « autre » organisation. Le maintien de ce type de structure est généralement chronophage. Et souvent, les structures HTML ne sont plus à jour avec les structures stockées sur les disques partagés.
• Indexation / moteur de recherche
  • Par défaut, un disque partagé n’offre pas d’outils adaptés pour la recherche.
  • Les utilisateurs utilisent alors fréquemment les outils disponibles sur leur station. Ces outils ne permettent généralement pas la création et le maintien d’index, accélérant les recherches. Chaque recherche sollicite le disque partagé et peut prendre plusieurs minutes (et mêmes plusieurs heures).
  • Si des outils d’indexation plus élaborés sont disponibles sur les postes des utilisateurs (Google, Copernic, Exalead, Microsoft…), ces processus restent consommateurs de bande passante et de ressource sur le disque partagé (temps CPU nécessaire pour les ré-indexation). Plus le nombre d’utilisateurs est important, plus un système d’indexation centralisé permettra d’optimiser les ressources partagés.
• Accès concurrents
  • Un disque partagé ne permet pas de gérer efficacement les accès concurrents sur un même fichier,
  • Ainsi, suivant vos pratiques ou les pratiques de vos collaborateurs, vous pouvez facilement perdre des données :
    • Un collaborateur repositionne une version mise à jour d’un fichier en écrasant votre version « plus récente »,
    • Vous ne pouvez pas accéder à un fichier car l’un de vos collaborateurs l’a ouvert directement à partir du disque partagé. Et vous ne pourrez reprendre la main sur le fichier qu’une fois refermé.
• Rigidité, fortes interdépendances
  • Enfin, les références ou raccourcis créés depuis des systèmes tiers vers les fichiers du disque partagé peuvent être difficiles à maintenir dans le temps,
  • En effet, il n’existe pas de notion de « permalink », assurant l’identification d’un fichier par un nom unique quelque soit l’endroit où il sera stocké. Tout déplacement ou re-nommage de ressources peut donc engendrer des « liens morts ».
  • De même, vous n’aurez aucune garantie qu’un lien pointe réellement vers la dernière version de votre fichier, si cette dernière version a été effectuée à une autre emplacement ou sous un autre nom.

Comment passer d’un disque partagé à une GED ?

Si la GED apporte de nombreuses réponses fonctionnelles, le passage d’un disque partagé à une GED demande néanmoins une étude préalable afin d’assurer la conduite du changement et la bonne adéquation de l’outil aux besoins des utilisateurs :

• Le disque partagé, facilitant l’accès aux fichiers, est très apprécié par les utilisateurs. Ces derniers souhaiteront certainement conserver ce type d’accès,
• En fonction des GED, différents mécanismes sont disponibles :
  • Clients windows/unix permettant de « simuler » un accès à la GED sous la forme d’une arborescence de fichiers. Ces clients permettent toutes les fonctions disponibles sur un disque partagé (copier/coller, déplacement, renommer un fichier…). Certains clients permettent en complément d’éditer les métadonnées relatives au document. Ces clients nécessitent généralement l’installation d’un logiciel sur le poste client de l’utilisateur (cette installation peu constituer un frein éventuel au déploiement et à la maintenance de ce type d’accès),
  • Interfaces standardisées de type WebDAV ou CIFS. Certaines GED offrent des interfaces standardisées permettant de simuler un accès disque distant. Ces interfaces ne permettent généralement pas d’adresser les spécifiques de la GED (accès aux métadonnées décrivant le document). Par contre, ces interfaces peuvent assurer les accès concurrents au fichier (check-in/check-out).:
    • L’interface WebDAV, nécessite des logiciels clients compatibles (La plupart des logiciels proposent aujourd’hui cette compatibilité, dont la suite MS Office). Ce type d’accès est généralement disponible en contexte Windows, Unix et Mac.
    • L’interface CIFS, ne nécessite aucune installation sur le poste client ni logiciel compatible, par contre cette interface est réservée aux clients MS Windows et systèmes de fichiers compatibles.
• Enfin, l’accès « type disque partagé » ne doit pas être considéré comme l’accès unique aux documents de la GED, mais comme un complément permettant de faciliter le déversement et la mise à jour des fichiers.

Conclusion

Toute migration technologique ne se fait pas sans impacter les pratiques en place. Il est fréquent de constater que la mise en place d’une GED a été un échec car les nouveaux modes d’accès aux documents ont été complexifiés. Malgré les nombreuses fonctionnalités apportées par la GED, les utilisateurs, par facilité, ont conservé leurs anciens outils ou ont mis en place des solutions parallèles.

C’est pourquoi les pratiques basées sur les disques partagées, aussi simples puissent-elles paraître, méritent d’être prises en considération lors de l’implantation d’une nouvelle solution.

Le déploiement d’une GED dans une entreprise nécessite la mise en place préalable de certaines règles pour organiser les contenus et faciliter le travail des collaborateurs.

Dans cet article, nous proposons 7 conseils pour mettre en place et maintenir un plan de classement au sein d’une GED. Ces conseils mobilisent les capacités généralement offertes par les GED récentes (plan de classement multiple, indexation par catégories, espaces virtuels, moteur de recherche…).

I - Multiplicité des points de vue et usages

• La solution est rarement un « unique » plan de classement. Chaque service, département ou groupe d’utilisateurs a généralement des besoins spécifiques et souhaiterait classer l’information en fonction de ces besoins
• Il est donc important d’étudier ces usages et ces besoins pour différencier les points communs à toute l’entreprise des aspects spécifiques à un groupe d’utilisateurs
• Les points communs permettront d’arrêter une organisation commune facilement partageable et les points spécifiques permettront une meilleure adéquation du plan de classement aux besoins « locaux ».
• Une erreur consisterait à proposer un unique plan de classement inadéquat pour chaque spécifique métier et donc le risque que l’outil ne soit pas accepter par les utilisateurs qui reviendraient naturellement à leurs disques réseaux partagés, toujours plus « adéquats».
• Certaines GED proposent la définition de plans de classement « virtuels » constituant des « logiques d’accès » adaptés à un usage donné. Ces mécanismes peuvent faciliter la mise en place du plan de classement.

II - Des règles et des libertés

• Il est toujours nécessaire d’établir certaines règles de nommage transversales à l’entreprise.
  • Ainsi, s’entendre sur le format des dates (JJMMAAAA, AAMM…) utilisés pour nommer certains dossiers,
  • Convenir de règles de nommage pour les fichiers (ex : préfixe lié à la localisation dans le plan de classement) permet de facilement repositionner ces fichiers lors de mises à jour. Un fichier a en effet une vie dans et hors de la GED, le nom du fichier est l’un des moyens d’assurer la continuité entre ces deux contextes
• Appliquer ces règles restent généralement délicat, et quelque soit la rigueur appliquée par les collaborateurs, ces « consignes » sont rarement tenues dans la durée,
• Il s’agit donc de profiter des automatismes proposés par les GED pour automatiser ces comportements (nommage automatique des fichiers en fonction du contexte de création, compléter automatiquement la fiche d’indexation associée…)
• L’utilisateur ne doit si possible ne pas se soucier des mécanismes liés à la gestion documentaire.

III - Ouverture de l’information

• Une problématique importante de la gestion de l’information dans l’entreprise est liée au risque de « cloisonnement » de l information.
• En effet, une information est produite à un instant donné dans un contexte donné. Elle se retrouvera donc « classée » en fonction de ce contexte. Les organisations évoluant nécessairement (un projet s’interrompt, reprend, les organigrammes sont révisés, l’organisation des services/départements évolue…), le plan de classement peu très vite devenir inapproprié par rapport à la réalité de l’organisation. Le résultat est que certains documents deviennent inaccessibles à certains utilisateurs…
• Dans ce cadre, en plus des conseils déjà énoncés (évolutivité, multiplicité des points de vue), il est pertinent de profiter des nouvelles capacités des GED, à savoir :
  • Plan de classement virtuel : un dossier pourra être accessible dans le contexte de plusieurs plan de classement (lien vers le dossier),
  • Des « liens » pourront être ajoutés dans les anciennes ou nouvelles organisation afin de consolider l’information déjà capitalisée.

IV- Hiérarchie et organisation matricielle

• Plan de classement rime généralement avec « organisation hiérarchisée », similaire à l’organisation arborescente des répertoires sur un disque dur,
• Cette approche a le bénéfice de ressembler à l’organisation d’un disque dur : une unique arborescence qui propose aux utilisateurs une logique de lecture pour positionner ou retrouver une information. Dans ce cadre, les utilisateurs habitués à l’organisation en place sur les disques locaux ou partagés retrouvent facilement leurs marques. Cette approche permet également d’établir une compréhension commune et partageable de l’organisation de la GED : les collaborateurs peuvent facilement appréhender la structure et la partager.
• Par contre, cette approche est très vite limitée dans l’usage. En effet, un fichier mérite souvent de se retrouver à plusieurs endroits du plan de classement en fonction du point de vue de l’utilisateur. Dans ce cadre, il est donc préférable d’utiliser les capacités d’indexation proposées par les GED (ce que nous appelons organisation matricielle),
• Ainsi, en concevant une fiche d’indexation permettant de décrire un type de document, il sera possible de définir des champs d’indexation avec des valeurs provenant de liste d’autorités (choix de valeurs établies). Par le biais du moteur de recherche, il sera possible de retrouver tous les documents répondant à un critère donné.
• Cette seconde approche, puissante car peu limitée dans le nombre de champs et de valeurs d’indexation n’a par contre pas l’avantage de « donner à voir » une structure préétablie telle l’arborescence du plan de classement. Il s’agit donc de trouver un juste milieu entre ces deux modes d’organisation.

V - Evolutivité

• Il est important de concevoir un plan de classement en ayant à l’esprit que ce dernier évoluera nécessairement. En effet, l’organisation interne d’une entreprise et de ces processus évoluent en permanence, il est donc naturel de pouvoir faire évoluer le plan de classement et outils d’indexation utilisés pour la gestion documentaire,
• Dans ce contexte, il est préférable de ne pas inscrire « en dur » les informations susceptibles d’évoluer à court et moyen terme
  • Ainsi, on préférera utiliser des catégories ou clés d’indexation transversales et redéfinissables pour les notions qui évoluent plutôt que d’utiliser un plan de classement hiérarchique, nécessairement plus « rigide »,
  • De même, on privilégiera l’emploi de termes « génériques » aux termes « spécifiques » pour les dossiers du plan de classement (par exemple, pour des noms de produits, des noms de services, processus, projets ou de départements de l’entreprise…).

VI - Restructurer et faire le ménage

• Il est important de planifier des opérations régulières visant à « nettoyer » et revoir le plan de classement.
• Il ne s’agit surtout pas de « tout casser » mais de réactualiser les logiques de classement et d’indexation :
  • Créer de nouvelles branches de classement ou fusionner certaines branches,
  • Ajouter des liens entre branches,
  • Revoir les valeurs des listes d’autorités (certains produits, services… peuvent avoir disparus de l’organisation…)
• Cette opération doit être prévue à deux niveaux :
  • Global : impactant le plan de classement et les règles d’indexation communes à toute l’entreprise,
  • Local : chaque service / département responsable de ses espaces spécifiques doit appliquer une démarche similaire afin d’assurer l’adéquation de l’organisation avec les utilisateurs locaux mais également pour assurer la meilleure « lisibilité » aux collaborateurs des autres services/départements.

VII - Un ami : le moteur de recherche

• Enfin, il n’est pas concevable d’aborder la problématique du plan de classement sans aborder la notion de moteur de recherche,
• Comme déjà abordé, le moteur de recherche doit être considéré à deux niveaux :
  • Exploitation des champs indexés et utilisant les catégories d’indexation transversales à l’entreprise,
  • Exploitation des capacités de recherche « plein texte » constituant une réponse adéquate à de nombreuses situations de recherche de documents.