Article d'expert
La suite 365 : une solution de GED made in Microsoft ?

Pour chaque besoin : une solution

Pour pousser de l’information et des documents à des groupes ciblés de collaborateurs : c’est possible avec SharePoint 365, l’usine à sites et à portails. Pour corédiger en simultanée, c’est aussi possible avec la suite MS Office en ligne (Word, Excel, …), quant à organiser des réunions virtuelles avec une bonne fonction vocale, les messages instantanés et le partage de fichiers ; c’est le périmètre de Teams, très apprécié et utilisé pendant le confinement. Enfin, pour accéder aux agendas de groupes partagés avec la messagerie en ligne on ne présente plus Outlook ou Exchange sans oublier Teams.

De fait, aucune autre solution n’est aussi exhaustive que la suite 365 en fonctionnalités collaboratives. De plus l’effort fourni par Microsoft dans la prise en compte de l’expérience utilisateur a permis d’aboutir à un environnement 365 très convivial.

Pour autant, il est nécessaire d’imposer une gouvernance dans l’utilisation d’espaces SharePoint ou Teams car ceux-ci ont tendance à se démultiplier trop facilement et de façon non contrôlée ce qui peut engendrer une anarchie dans le management de l’information dans l’organisation.

Une bonne gestion des référentiels documentaires et de diffusion

Les fonctionnalités de SharePoint 365 en la matière sont assez peu connues, elles permettent pourtant de gérer et de diffuser efficacement les documents de références de l’entreprise. Les paramétrages étant un peu complexes, il est cependant recommandé, pour garantir une maintenance légère du système, de se limiter à des besoins simples et susceptibles de peu évoluer dans le temps.

Parmi les fonctions qui méritent d’être plus connues, on distingue :

• L’affectation de métadonnées aux dossiers et documents pour optimiser la recherche ;
• L’utilisation de modèles de documents ou de types de contenus prédéfinis à la création d’un nouveau fichier ;
• La gestion des versions avec accès aux historiques pour restauration éventuelle ;
• La gestion d’alertes mails suite à la modification d’un fichier ou d’un dossier ;
• Les workflows d’approbation de documents avec rappels et notifications mails (via le module Flow) ;
• La diffusion des référentiels documentaires validés dans des sites SharePoint dédiés ;
• La gestion fine des droits d’accès pour garantir la confidentialité des documents ;
• L’archivage automatique des documents.

Enfin, le module Planner permettra d’affecter et de suivre des tâches affectées à des collaborateurs et Flow de faire des circuits simples d’approbation de documents.

Une suite indépendante, et peu intégrable aux nombreux outils utilisés par les entreprises

C’est dommage : l’intégration de SharePoint dans les autres applications de l’entreprise se limite à quelques solutions partenaires telles SAP, SAGE ou Salesforce. C’est la faiblesse principale de la suite Microsoft 365 par rapport aux GED du marché qui proposent, via des API, des fonctionnalités poussées de case management reliant les documents de la GED aux données des applications métiers utilisées.

C’est d’ailleurs pourquoi Microsoft a lancé récemment une nouvelle plateforme PowerApps permettant de créer des applications métiers avec l’intégration des référentiels de données de l’entreprise et qui s’intègre plus facilement avec les applications existantes que SharePoint. Mais cette nouvelle offre s’adressera davantage aux jeunes sociétés qui n’ont pas encore d’outils de gestion informatique qu’aux organisations déjà pourvues d’un parc d’applications.

Microsoft 365, une GED pour les PME

La suite 365 est très orientée « utilisateur final », la mise en place d’un site SharePoint est aujourd’hui à la portée de presque tout le monde, son interface intuitive et simplifiée confère aux métiers une forte autonomie.

Si Microsoft 365 répond bien à la plupart des besoins fonctionnels en gestion de documents, il ne sera pour autant pas adapté à toutes les organisations car cela suppose que la gouvernance du SI soit délégable aux utilisateurs finaux. Un management de l’information basé sur Microsoft 365 n’est d’emblée pas concevable pour une organisation trop grande ou trop cadrée en termes d’utilisation du SI, ce qui est souvent le cas à partir de 500 collaborateurs.

Bien que Microsoft essaie d’élargir la cible utilisateurs de la suite 365 aux grandes entreprises, cette solution restera avant tout un outil collaboratif interne qui ne pourra pas prétendre offrir une solution de gestion de contenus (GED / ECM) totalement complète, centralisée et pilotée intégralement par la DSI.